Peralatan Kantor

fungsi dan cara menggunakan mesin kantor

sangat banyak peralatan kantor yang sering kita gunakan , nah untuk anda yang baru memasuki suatu kantor , dan tidak mengenal alat dan fungsinya , disini akan dibahas tentang fungsi dan cara menggunakan alat tersebut, semoga bermanfaat ,
Mesin Faximile

fungsinya : Untuk pengiriman data-data yang kita butuhkan, juga digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang kita inginkan.
Cara menggunakan :

• Menghidupkan/turn on mesin fax

1. Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia. Mesin fax akan hidup dan lihat pesan di layar display yang akan di front panel.
2. OPEN COVER/OUT OF PAPER   buka cover dan masukan kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas.
3. PRESS START tekan tombol START perhatikan mesin bekerja, untuk mesin fax yang menggunakan cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak ada pemotong hanya keluar kertas saja.
4. langkah berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian yang tertulis Line, lalu coba angkat gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor dengarkan nada tone, apabila ada nada tone berarti mesin sudah siap untuk digunakan.

• Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax

Cara Pengiriman ada dua cara :
1.  Manual

• siapkan dokumen yang akan dikirim
• masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
• angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone
• masukan nomor fax tujuan
• apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start
• mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
• dan display  X DOCUMENT SENT     X adalah banyaknya dokumen

*cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin fax atau posisi penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus sebagai nomer telefon.

2. Otomatis

• siapkan dokument yang akan dikirim
• masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
• masukan nomer tujuan dan tekan start
• mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
• dan display  X DOCUMENT SENT     X adalah banyaknya dokumen

**cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin lama tipe Vxx tidak perlu tekan start.

• Menerima Dokumen fax

1. Manual
cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan telefon, untuk langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE.
Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau beef panjang fax, jika suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display RECEIVING dan kiriman akan dicetak.
untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan START cukup letakan handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.
2. Otomatis
cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen, cukup aktifkan RECEIVE MODE pada posisi “on”  atau pada posisi FAX ONLY.
 1. Mesin Scanner

Fungsinya : hampir menyamai mesin fotokopi. Mesin fotokopi hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.
Cara menggunakan :
Sebelum menjalankan mesin scanner, pastikan dahulu kabel scanner yang sudah disediakan, terhubung antara mesin scanner dengan komputer melalui port USB, mempelajari user manual scanner, menghidupkan komputer. Selain itu pastikan software driver untuk scanner sudah terinstal. Penggunaan scanner pada dasarnya hampir sama dengan penggunaan mesin photocopy. Namun hasilnya tidak langsung berupa hard copy melainkan view di layar monitor. Cara penggunaan scanner lebih kepada cara menindai menggunakan scaner. Berikut saya sampaikan cara menscan object.

• Menscan dokumen

1. Nyalakan scanner kemudian letakkan dokumen yang dipindai pada lensa Setelah software scanner (program OCR Omni Page Pro).
2. Jalankan Scansoft Omnipage Pro kemudian lakukanlah setting : proses, bahasa, sumber, deskripsi, metode export.
3. Klik Start & proses pemindaian berlangsung.
4. Bacalah proof dokumen yang sudah dipindai.
5. Simpanlah file sesuai dengan format dokumen yang diinginkan.

• Menscan Image

1. Nyalakan scanner & letakkan gambar di atas lensa.
2. Jalankan program Arcsoft Photostudio 2000 (atau program pengolah gambar lainnya).
3. Importlah gambar dengan mengklik icon scanner kemudian tekan tombol scan & proses pemindaian berlangsung.
4. Editlah hasil pemindaian bila perlu, kemudian tekan tombol clear agar bisa menyimpan.
5. Dari menu file pilih save as dan pilihlah tipe format gambar hasil pemindaian

2.      Mesin Penghancur Kertas
Fungsinya : Sebagai alat pemusnah dokumen rahasia yang ramah lingkungan dengan kata lain tidak ribet dan dokumen tidak perlu di bakar sehingga akan menimbulkan polusi udara bagi lingkungan sekitarnya.
Cara menggunakan:

1. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas.
2. Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong
3. Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam kotak mesin untuk dibuang.

2. Mesin Fotokopi
Fungsi : mesin ini berfungsi untuk menduplikasi Dokumen penting yang anda perlukan dan untuk mencetak pekerjaan percetakan.
Pengoperasian Mesin Fotokopi :
Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON
1. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah
2. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
4. Tekan tombol cetak (start)
5. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

KKPI

Software atau perangkat lunak merupakan program yang berisikan kumpulan perintah yang dapat dioperasikan oleh computer sehingga computer dapat dioperasikan secara optimal sesuai dengan keinginan pemakai. Dalam kesempatan ini saya akan membahas program aplikasi diantaranya sebagai berikut.

1. Pengolahan Kata

Program penglohan kata merupakan program aplikasi yang digunakan untuk mengolah kata seperti membuat surat, skripsi,laporan, memo brosur, buku dan lain-lain. Yang termasuk program pengolahan kata di antaranya adalah wordstar, chiwriter, wordperfect, microsof word, ms. Work, amipro dan open office.
Dari jenis program pengolahan kata yang banyak digunakan pada jaman sekarang adalah Microsof Word karena memiliki kelebihan dan mudah dioperasikan. Microsof Word merupakan program pengolahan kata multiguna yang dapat menyelesaikan pekerjaan-pekerjaan perkantoran dengan mudah. Hal lain yang membuat Ms. Word sangat popular adalah tersedianya peralatan (tools) yang tidak perlu anda hapal semua perintah yang digunakan seperti menu, toolbar dan mouse.

1. Pengolahan Nagka (Spreadsheet)

Program pengolahan angka adalah program yang digunakan untuk menghitung, memproyeksikan, menganalisis, mempresentasikan data dan membuat grafik. Yang termasuk ke dalam program pengolahan angka adalah Lotus 1-2-3, KSpread, Ms. Excel, VisiCalc, QuattroPro, Gnumeric dll.

Software pengolahan angka yang paling banyak kita temui di pasaran adalah Microsoft Excel. Microsoft Excel adalah salah satu software pengolah angka yang memiliki fasilitas yang cukup lengkap dan telah mengalami berbagai penyempurnaan sejak pertama kali dikeluarkan oleh perusahaan Microsoft. Microsoft Excel memiliki banyak fungsi selain sebagai software pengolahan kata, juga bisa dijadikan sebagai software database.

1. Software Presentasi

Ada banyak software presentasi, seperti Freelance Graphics dari Lotus dan Ms. Power Point. Namun yang terakhir ini yang banyak dipakai di Indonesia, karena software ini memudahkan kita dalam membuat slide untuk presentasi tetapi tetap memberikan hasil yang maksimal sehingga akan menghemat waktu dalam membuat sebuah file presentasi. Microsoft Power Point juga dilengkapi dengan template yang beraneka ragam dan menarik sehingga jika kita malas membuat bingkai slide kita bias menggunakan template slide yang sudah tersedia.

1. Software Basis Data

Basis data (bahasa Inggris : database) adalah kumpulan informasi yang disimpan di dalam computer secara sistematik sehingga dapat diperiksa menggunakan suatu program computer untuk memperoleh informasi dari basis data tersebut. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola dan memanggil kueri (query) basis data disebut system menajemen basis data (database management system/DBMS). System basis data dipelajari dalam ilmu informasi.

Perangakt lunak basis data yang banyak digunakan dalam pemrogaman dan merupakan perangkat basis data aras tinggi (high level) adalah DB2, Microsoft SQL Server, Oracle, Sybase, Interbase dll.

1. Bahsa Pemrograman

Bahasa pemrogaman atau bahasa computer adalah teknik komunikasi standar untuk memerintah computer. Bahasa pemrogaman adalah suatu set aturan sintaks dan ematik yang dipakai untuk mendefinisikan program computer. Suatu bahasa memungkinkan seorang programmer secara persis menentukan data yang amana akan diolah oleh computer, bagaimana data ini akan disimpan/diteruskan, dan langkah apa secara persis yang akan diambil dalam berbagai situasi.

Kegiatana membuat program computer dengan menggunakan bahasa pemrograman disebut pemrograman computer. Contoh bahasa pemrograman adalah FORTRAN, COBOL, BASIC, JAVA dan C++

1. Software Desain Grafis

Desain grafis adalah sebuah pekerjaan yang merancang dan membuat sebuah gambar 2 atau 3 dimensi yang memuat gambar, tulisan atau gabungan gambar dan tulisan. Contohnya poster, leaflet dan pamphlet. Software yang digunakan biasanya gabungan dari beberapa software. Misalnya Adobe Photoshop berfungsi untuk merekayasa sebuah gambar/grafik sehingga sesuai dengan keinginan kita. Selain itu juga kita dapat menambahkan efek pada gambar sehingga sesuai dengan rancangan kita. Software lainnya yang sering digunakan dalam desain grafis adalah CorelDraw. Software ini berfungsi untuk melakukan rekayasa vector. Contohnya jika kita ingin mengubah sebuah tulisan/huurf agar sesuai dengan desain yang kita inginkan maka kita menggunakan CorelDrwa. Setelah sebuah komponen dalam rancangan desain kita selesai, tahap selanjutnya adalah menggabungkan kedua file tersebut, penggabungan bias dilakukan baik pada Adobe Photoshop maupun pada CorelDraw.

Perkembangan teknologi telah membawa perubahan besar terhadap tatanan dan cara hidup manusia. Setiap jenis pekerjaan dituntut untuk dapat dikerjakan dengan cara yang cepat dan tepat dan solusi terbaik adalah penggunaanTeknologi Informasi. Begitu pula dengan program aplikasi terutama yang berfungsi untuk presentasi.

Dibawah ini adalah program aplikasi presentasi berserta kelebihannya :

1. Microsoft Powerpoint

Microsoft Power Point merupakan sebuah software yang dibuat dan dikembangkan oleh perusahaan Microsoft, dan merupakan salah satu program berbasis multi media. Didalam komputer, biasanya program ini sudah dikelompokkan dalam program Microsoft Office.

Program ini dirancang khusus untuk menyampaikan presentasi, baik yang diselenggarakan oleh perusahaan, pemerintahan, pendidikan, maupun perorangan, dengan berbagai fitur menu yang mampu menjadikannya sebagai media komunikasi yang menarik.

Beberapa hal yang menjadikan media ini menarik untuk digunakan sebagai alat presentasi adalah berbagai kemampuan pengolahan teks, wana, dan gambar, serta animasi-animasi yang bisa diolah sendiri sesuai kreatifitas penggunanya.

Pada prinsipnya program ini terdiri dari beberapa unsur rupa, dan pengontrolan operasionalnya. Unsur rupa yang dimaksud, terdiri dari slide, teks, gambar dan bidang-bidang warna yang dapat dikombinasikan dengan latar belakang yang telah tersedia. Unsur rupa tersebut dapat kita buat tanpa gerak, atau dibuat dengan gerakan tertentu sesuai keinginan kita.

Keunggulan :

• Terdapat pencarian menggunakan task pane yang mudah digunakan
• Microsoft telah meng update dan menambahkan untuk clip art
• Dapat menjalankan klip video secara full screen
• PowerPoint viewer telah diperbaharui jadi setiap orang yang melihat semua affect untuk presentasi tanpa membuka program Powerpoint
• Kelebihan baru dapat membuat auto run CD untuk anda lengkap dengan PowerPoint viewer yang baru
• Slide show navigation buttons telah diperbaharui dan anda dapat melihat penjelasannya di Powerpoint

2. KPresenter

Program pembuat presentasi yang satu ini sepertinya memang mengerti kebutuhan Anda. Dengan interface yang indah dan mudah, pembuatan presentasi menjadi kegiatan yang menyenangkan.

Kali pertama dibuka, sebuah window akan ditampilkan, dan kita dapat memilih untuk membuat presentasi sesuai template yang telah tersedia. Kita dapat pula memulai dengan dokumen kosong apabila ingin mencoret-coret dalam sebuah kertas kosong. Di window ini pula, Anda dapat membuka dokumen presentasi yang pernah Anda buat sebelumnya. Untuk menghasilkan presentasi yang berkualitas tinggi dalam waktu sekejap, Anda dapat memilih untuk mengikuti template. Pilihlah tab screenpresentations. Kemudian, pilihlah template yang Anda inginkan. Sebuah layar edit pun akan dibuka untuk Anda. Dari template yang Anda pilih, Anda dapat mengubah berbagai teks ataupun elemen lainnya. Untuk mengubah teks, kliklah dua kali pada teks tersebut dan ketiklah teks yang baru.

Secara umum, fungsi-fungsi pemformatan untuk font dapat diakses dengan mudah melalui shortcut-shortcut yang umum. Penekanan kombinasi tombol CTRL-B (berfungsi untuk menebalkan teks) tentunya akan lebih cepat dan mudah dilakukan apabila Anda terbiasa bekerja dengan shortcut. Sayangnya, beberapa shortcut seperti shortcut untuk memasukkan gambar terasa cukup aneh.

Saatnya menambahkah sedikit efek. Presentasi yang dilengkapi dengan berbagai efek dalam batas wajar tentunya akan terlihat lebih menarik. Di KPresenter, penambahan efek dapat dapat dilakukan dengan mengakses menu screen presentations|configure pages.

Apabila Anda ingin membuat presentasi yang relatif sederhana, rasa-rasanya Anda perlu untuk membuang banyak toolbar agar bekerja lebih menjadi lebih menyenangkan. Untuk menjalankan presentasi, pilihlah menu screen presentations|start. Penulis tidak dapat menemukan shortcut yang sama seperti kebanyakan program pembuat presentasi.

Bagi yang sering bepergian, Anda dapat menyimpan hasil presentasi Anda sebagai halaman web. Nah, dalam urusan yang satu ini, wizard yang disertakan oleh program ini akan terasa banyak membantu. Cukup pilih saja menu File|create HTML slideshow, dan Anda akan langsung dipandu. Sayangnya, bagi Anda yang terbiasa bekerja dengan Microsoft Office, beberapa shortcut dan toolbar memang boleh dikatakan berbeda. Hal tersebut akan terasa cukup mengganggu, apalagi jika Anda bukan seorang pembuat presentasi yang ulung.

Bicara fitur, program yang satu ini jelas menawarkan banyak sekali. Mulai dari integrasinya dengan aplikasi KOffice yang lain sampai berbagai kemudahan yang disertakan. Kerja sama KPresenter dengan aplikasi presentasi lainnya pun dapat diacungi jempol.

3. OpenOffice Impress (Presentation)

Tidak jauh berbeda dengan Writer atau TextDocument yang mirip MS Word, dan SpreadSheet (Calc) yang mirip dengan MS Excel, Presentation (Impress) ini juga sangat mirip dengan MS PowerPoint.

Semua dokumen presentasi yang pernah dibuat dengan MS PowerPoint juga dapat dibuka secara langsung dengan Presentation dari OpenOffice. Termasuk desain background dan animasinya. Sedikit catatan dari penulis, OpenOffice yang kita dapat, baik itu dari membeli atau melalui download dari http://www.openoffice.org ataupun yang didapat dari sisipan majalah InfoLINUX, umumnya belum disertai dengan bakground desain presentasinya. Untuk itu, bisa kita atasi dengan cara meng-copy semua file Presentation ataupun Design Template dari PowerPoint atau StarOffice dan kita letakkan ke dalam direktori Share\Template\English dari OpenOffice.

Berikut ini contoh menambah slide yang akan dibuat:

• Insert|Slide yang ditunjukkan dalam Gambar disamping. Presentation dari OpenOffice ini juga dapat menyimpan (Save As) hasil kerja Anda ke dalam format file MS PowerPoint.
• File|Save As, pada bagian Save as type, pilih Microsoft PowerPoint97/ 2000/XP, kemudian Save.

Tidak hanya itu, dengan OpenOffice Impress Anda juga bisa menambahkan suara dalam presentasi yang segera akan Anda lakukan. Jadi, sebenarnya tidak ada yang tidak mungkin di Linux. Khusus untuk aplikasi office, OpenOffice bisa menjadi pilihan Anda.

4. Magic Point

MagicPoint adalah suatu alat bantu presentasi berbasis XWindow. Alat bantu ini didisain untuk membuat presentasi yang sederhana dan mudah dan juga memungkinkan membuat suatu presentasi yang komplek. Magic Point (mgp) merupakan program presentasi yang dapat dijalankan pada lingkungan Unix atau Linux. Program ini diitulis oleh Yoshifumi Nishida <nishida@sfc.wide.ad.jp>. Pada awalnya program ini disusun ketika proyek WIDE di tahun 1997 dan diberi nama TinyPoint. Tersedia secara bebas di : http://www.mew.org/mgp/

File MagicPoint (dengan akhiran .mgp) adalah file teks biasa, sehingga dapat dibuat dengan cepat dengan menggunakan editor teks apa saja (misal jed, pico, vi, atau emacs, dan sebagainya). Paket mgp ini juga menyertakan

beberapa utilitas lainnya yaitu :

• mgp2ps
• mgpembed

Pada direktori sample yang disediakan MagicPoint tersedia beberapa file penting yaitu :

• default.mgp. File style utama
• mgprc-sample. Contoh file konfigurasi .mgprc
• sample.mgp. Contoh demonstrasi kemampuan MagicPoint
• tutorial.mgp. Petunjuk penggunaan Magic Point
• gradation.mgp. Contoh gradasi
• Beberapa contoh presentasi
• dns.mgp. Contoh presentasi mengenai DNS
• v6.mgp. Contoh presentasi mengenai IPv6
• sendmail6.mgp. Contoh presentasi mengenai sendmail
• multilingual.mgp. Contoh penggunaan dengan banyak bahasa.
• embed.mgp. Contoh dengan mgpembed

Mengelola Pertemuan / Rapat

 

Pengertian rapat

A. Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.

B. Tujuan diadakannya rapat :

1. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
2. untuk menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan
3. sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern
4. agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi
5. mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
6. menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)

C. Jenis-jenis rapat

1. berdasarkan tujuan

a. rapat penjelasan

b. rapat pemecahan masalah

c. rapat perundingan

2. berdasarkan sifat

a. rapat formal

b. rapat informal

c. rapat terbuka

d. rapat tertutup

3. berdasarkan waktu

a. rapat mingguan

b. rapat bulanan

c. rapat semester

d. rapat tahunan

4. berdasarkan frekuensi

a. rapat rutin

b. rapat insidental

5. berdasarkan nama

a. rapat kerja

b. rapat dinas

c. musyawarah kerja

D. kriteria rapat :

a. membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan \, instansi pemerintah, dll yang harus dirundingkan/didiskusikan secara musyawarah.

b. pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif

c. setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka)

d. adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.

E syarat-syarat rapat yang baik

1. persipan rapat

a. penentuan tujuan rapat dan acara rapat

b. penentuan waktu, tanggal, hari, tahun

c. penentuan tempat

d. akomodasi

e. konsumsi

f. media/peralatan

2. pelaksanaan rapat

a. suasana rapat berlangsung tebuka

b. para peserta rapat berperan aktif

c. adanya kendali dari ketua rapat

d. hindarka debat kusir

e. bahasa harus komunikatif

f. hindarkan monopoli ketika bicara

g. terdapat keputusan dan kesimpulan rapat

h. adanya notulen

i. acara rapat

j. media rapat

           k. waktu
HAL-HAL YANG HARUS DI PERHATIKAN DALAM PENYELENGGARAAN RAPAT FORMAL : 

A.                Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat

Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.

B.                 Menentukan peserta rapat

Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.

C.                Membuat undangan rapat

Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :

1.        

Menggunakan kop surat atau kepala surat.

2.         Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.

3.         Mencantumkan perihal undangan rapat.

4.         Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.

5.         Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.

6.         Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

D.                Membuat daftar hadir rapat

Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

E.                 Mempersiapkan bahan rapat

Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :

a.                   Agenda rapat.

b.                  Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).

c.                  

Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).

Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

F.                 Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat

Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :

1.             While board lengkap dengan spidol dan penghapus.

2.             Flip chart lengkap dengan spidolnya.

3.             LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.

4.             Sound system lengkap dengan mikroponnya.

5.             Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.

6.             Block note denagn bolpointnya.

7.             Name tag untuk peserta.

8.             Laptop atau computer.

Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

G.                Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 

1.                  Cahaya penerangan

Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.

2.                  Ventilasi udara

Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.

3.                  Pengaturan tempat duduk

Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :

a.             Gaya klasikal/kelas

Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :

b.             Gaya konferensi

Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :

c.              Gaya huruf U

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:

d.             Gaya workshop

Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .

H.                Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

I.                   Transportasi

Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

J.                  Konsumsi

Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :

1.                       Disajikan sebelum peserta rapat dududk.

2.                       Disajikan selama rapat berlangsung.

3.                       Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.

4.                       Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

K.                Kesehatan

Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.