KEARSIPAN

1. KEARSIPAN

Pengertian 

Arsip berasal dari bahasa asing, orang Yunani mengatakan “Archivum” yang artinya tempat untuk menyimpan, sering juga kata tersebut ditulis “Archeon” yang berarti balai kota (tempat untuk menyimpan dokumen) tentang masalah pemerintahan.

Menurut bahasa Belanda yang dikatakan “Archief” mempunyai arti:

1.Tempat untuk menyimpan catatan-catatan dan bukti-bukti kegiatan yang lain.


2.Kumpulan catatan atau bukti kegiatan yang berujud tulisan, gambar, grafik dan sebagainya.


3.Bahan-bahan yang akan disimpan sebagai bahan pengingat.

Perkataan arsip yang sudah secara umum dianggap sebagai istilah bahasa indonesia mempunyai arti :

1. Tempat untuk menyimpan berkas sebagai bahan pengingatan.


2. Bahan-bahan baik berujud surat, laporan perjanjian-perjanjian, gambar-gambar hasil kegiatan, statistik, kuitansi dan sebagainya yang dsimpan sebagai bahan pengignatan. (Sularso Mulyono dkk, 1985 : 1).

Sedangkan menurut Gina Madiana dan Iwan Setiawan (1994 : 33) arsip dapat diartikan suatu tanda bukti, dokumen, atau waqrkat yang bertalian dengan bukti keterangan suatu keluarga, perusahaan, masyarakat atau bangsa.

Menurut The Liang Gie (1991 : 155) arsip atau warakat adalah setiap catatan tertulis atau bergambar yang memuat keterangan mengenai sesuatu hal atau peristiwa yang dibuat orang untuk membuat ingatannya.

Menurut Zulkifli Amsyah (2003 : 3) arsip adalah setiap catatan (record atau warkat) yang tertulis, tercetak, atau ketikan, dalam bentuk huruf, angka atau gambar, yang mempunyai arti dan tujuan tertentu sebagai bahan komunikasi dan informasi, yang terekam pada kertas (kartu, formulir), kertas film (slide, film-strip, mikro film), media komputer (pita tape, piringan, rekaman, disket), kertas photo copy, dan lain-lain.
 Jenis-Jenis Perlengkapan Kearsipan
Perlengkapan kearsipan adlah bahan-bahan pendukung yang digunakan dalam kegiatan kearsipan. Beberapa perlengkapan kearsipan antara lain sebagai berikut:
1. Kartu indeks
Kartu indeks adlah kartu yang berisi idntitas suatu arsip/warkat yang disimpan, gunanya sebagai alat bantu untuk menemukan arsip. Kartu indeks dapat dibuat dengan ukuran 12,5 cm x 7,5 cm. Kartu ndeks mencatat informasi tentang :
a. Judul/nama srat
b. Nomor surat
c. Hal surat
d. Tanggal surat
e. Kode surat
f. Kode kartu indeks
Kartu indeks digunakan apabila arsip yang disimoan menggunakan sistem penyimpanan subyek, tanggal, wilayah, dan nomor.kartu indeks tidak digunakan jika arsip/ dokumen disimpan dengan menggunakan sistem abjad. Hal ini disebabkan kartu indeks dibuat untuk menemukan arsip apabila petugas atau si peminjam lupa tentang judul/ caption/ kata tangkap/ kode dari surat yang akan dipinjam. Seseorang biasanya lebih mudah mengingat nama orang/perusahaan sehingga kartu indeks disimpan berdasarkan nama orang/ perusahaan sehingga susunannya diurutkan secara alfabetis.
2. Kartu Tunjuk Silang
Kartu tunjuk silang adalah suatu petunjuk yang terdapat pada tempat penyimpanan yang berfungsi untuk menunjukan tempat (map) dari suatu dokumen/ arsip yang dicari pada tempat yang ditujukan. Kartu tunjuk silang umumnya berukuran 12,5 cm x 7,5 cm.
Tidak semua arsip dibuatkan kartu tunjuk silang, hanya arsip tertentu saja yang dibuatkan kartu tunjuk silang. Hal ini dikarenakan pembuatan kartu tunjuk silang berarti menambah beban kerja, waktu dan peralatan. Penggunaan kartu tunjuk silang yang berlebihan juga bisa mengakibatkan keruwetan dalam penyimpanan.
Beberapa kriteria arsip yang perlu dibuatkan kartu tunjuk silang antara lain sebagai berikut :
a. Jika suatu arsip mempunyai lebih dari satu caption/ judul/ nama
Contoh :
Abdulrahman Wahid sering dipanggil Gus Dur. Kedua nama tersebut sama-sama populer, maka dapat dibuatkan kartu tunjuk silangnya.
Contoh kartu tunjuk silang
Kartu Tunjuk Silang
Indeks: Dur, Gus No.: 002/A/II/08
Tgl: 15 feb 2009
Hal: Penghargaan bintang jasa
LIHAT
Indeks : Wahid, Abdurrahman
Kode : Wa


b. Jika arsip atau surat yang disimpan dalam filling kabinet mempunyai lampiran dokumen lain yang ukurannya besar dan tidak memumngkinkan jika disimpan pada laci filling cabinet. Misalnya contoh surat dari Badan Meteorologi, klimatologi dan Geofisika mempunyai lampiran yang berupa peta gambar keadaan gunung Merapi. Suratnya disimpan dalam filling cabinet sedangkan peta disimpan pada lemari arsip, maka dibuat kartu tunjuk silang sebagai berikut :
Indeks : Meteorologi, Klimatologi, dan Geofisika, Badan
Lihat
Indeks : Peta Gambar Keadaan Gunung Merapi
Kode : C.1.1 Peta



Peta disimpan dengan indeks : Peta gambar Keadaan gunung Merapi.
Maka Badan Meteorologi, Klimatolog dan Geofisika dapat dibuatkan petunjuk silang.

Penyimpanan kartu tunjuk silang dapat dilakukan dengan dua cara yaitu:
1. Disimpan menggunakan tempat tersendiri seperti kotak, disusun secara alfabetis. Hal ini dilakukan jika kartu tunjuk silang jumlahnya banyak
2. Disimpan dibagian paling belakang laci filling cabinet, dbelakang guide petunjuk silang. Ini dilakukan jika kartu tunjuk silangnya sedikit.
3. Lembar Pinjam Arsip (out slip)
Lembar pinjam arsip adalah lembaran/ formulir yang digunakan untuk mencatat setiap peminjaman arsip.
Adapun kegunaan dari lembar pinjam arsip ini antara lain sebagai berikut :
a. Sebagai bahan bukti peminjaman arsip
b. Sebagai ingatan untuk mengetahui siapa dan kapan batas waktu pengembalian arsip yang dipinjam
c. Sebagai tanda bahwa arsip yang dimaksud sedang dipinjam
d. Mencegah terjadinya kehilangan arsip karena peminjaman yang tidak dikembalikan.
Lembar pinjam arsip dibuat rangkap 3 masing-masing digunakan untuk :
a. Lembar ke-1 untuk ditempatkan pada tempat penyimpanan arsip yang dipinjam sebagai tanda bahwa arsip tersebut sedang dipinjam.
b. Lembar ke-2 untuk peminjam arsip sebagai bukti peminjaman.
c. Lembar ke-3 untuk petugas arsip yang disimpan pada tickler file sebagai bahan ingatan.
Contoh Lembar Pinjam Arsip

Lembar Pinjam Arsip
No. : 12/P/IV/09

1. Nama peminjam : Adinda Nur Aisyah
2. Jabatan : staf
3. Satuan kerja : bagian keuangan
4. Surat yang dipinjam
a. Dari : Departemen Keuangan
b. Kepada : Kepala Bagian Keuangan
c. Nomor/ Tanggal : 005/P/I/09/28 januari 2009
d. Perihal : Pembuatan NPWP
e. Kode surat : B.1.1. pajak
5. Dikembalikan tanggal : 21 April 2009

Diterima kembali Jakarta, 14 April 2009
Tanggal: 21 April 2009 Peminjam
Oleh




Rizki Amalia Adinda Nur Aisyah


4. Map Pengganti (out folder)
Jika surat yang dipinjam tidak hanya satu surat , tetapi satu map yang berisikan seluruh surat maka perlu dibuat satu map pengganti (out folder) dan menempatkannya ditempay map yang dipinjam tadi.


5. Buku Arsip
Buku arsip adlah buku yang digunakan untuk mencatat penyimpanan arsip. Contoh buku arsip
No. Urut Tanggal Penyimpanan Judul Surat Nomor Surat Tanggal Surat Hal Surat Ket
001 25 Januari 2009 PT Surya Gemilang 001.A.289 18 Januari 2009 Perjanjian Kerjasama


Pemilihan Sistem Penyimpanan Yang Sesuai
Penerapan sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip disetiap kantor baik swasta maupun pemerintah tidak sama. Ada kantor yang menggunakan sistem abjad, wilayah, subjek, ataupun tanggal. Bahkan ada yang memadukan sistem yang satu dengan sistem yang lain.
Hal tersebut tidak menjadi masalah karena pada dasarnya semua sistem penyimpanan dan penemuan kembali arsip tersebut sama baiknya. Sistem penyimpanan dapat dikatakan baik apabila penggunaan sistem tersebut dapat mempermudah dan mempercepat dalam proses penyimpanan maupun penemuan kembali arsip sehingga efisiensi dan efektivitas kerja kearsipan dapat ditingkatkan menjadi lebih baik lagi.
Setiap kantor / instansi ruang lingkup pekerjaannya tidak selalu sama dengan kantor lain. Jenis surat-suratnya pun beragam, sesuai dengan bidang kegiatan yang dilakukan. Contohnya, arsip-arsip yang ada di Departemen Pertanian berbeda dengan arsip yang berada di Departemen Pendidikan. Arsip-arsip yang dikelola oleh rumah sakit juga berbeda dengan arsip yang dikelola oleh sekolah. Dirumah sakit misalnya arsip yang ada berkaitan dengan masalah penyakit, pasien, perawatan, dan sebagainya. Di sekolah arsipnya tentang siswa, kurikulum, nilai pelajaran dan sebagainya. Bahkan dalam suatu kantor yang mempunyai bagian-bagian/ unit-unit kerja antara unit satu dengan yang lain juga tidak sama bidang kerjanya, ada yang menangani bidang keuangan, bidang kepegawaian, pemasaran dan sebagainya. Arsip-arsip bidang keuangan, bidang kepegawaian, sarana dan prasarana pada umumnya selalu ada pada setiap kantor, meskipun ruang lingkup pekerjaan utamanya berbeda.
Sistem penyimpanan arsip dikatakan baik apabila memenuhi kriteria-kriteria sebagai berikut:
1. Mudah dilaksanakan dn digunakan.
2. Hemat tenaga dan peralatan.
3. Hemat waktu dan biaya.
4. Sederhana
5. Fleksibel dan mudah dikembangkan.
6. Sesuai dengan fungsi dan tugas pokok organisasi.
Pada dasarnya semua sistem penyimpanan arsip itu sama baiknya. Akan tetapi tidak ada salahnya untuk memperhatikan hal-hal berikut ini sebelum memilih sistem penyimpanan arsip yang akan digunakan, antara lain sebagai berikut :
1. Sistem Abjad
Sistem abjad cocok digunakan untuk kriteria sebagai berikut :
a. Arsip yang ditangani menyangkut tentang kepegawaian. Arsip kepegawaian lebih mudah dan lebih sering dicari berdasarkan nama pegawai.
Contoh : Unit kerja kepegawaian.
b. Untuk menyimpan arsip nama pelanggan atau nama keanggotaan.
Contoh : perpustakaan, bank

2. Sistem Subjek
Sitem subjek cocok digunakan apabila :
a. Kantor/ instansi besar, baik dari sisi gedungnya maupun dari ruang lingkup pekerjaannya.
Kantor yang besar pada umumnya mempunyai ruang lingkup pekerjaan yang banyak, terdiri dari banyak masalah. Biasanya kantor yang besar pengelolaan arsipnya menggunakan sistem gabungan. Artinya pengelolaan arsip yang dilaksanaan oleh unit kerja masing-masing sesuai dengan kepentingannya, yang pada umumnya merupakan arsip aktif sedangkan pengelolaan arsip inaktif dilaksanakan secara terpusat. Sehinggga arsip-arsip yang berada pada sentral arsip banyak berasal dari unit-unit kerja yang berbeda masalahnya.
b. Sistem pengelolaan kearsipan yang digunakan oleh suatu kantor/ instansi adalah sentralisasi (terpusat) dan campuran.
Kantor instansi yang menggunakan sentralisasi dalam pengelolaan kearsipannya berarti semua surat baik aktif maupun inaktif dikelola oleh satu unit kearsipan sebagai pusatnya. Dengan demikian surat-surat yang dikelola tentunya merupakan surat-surat dengan aneka ragam permasalahan. Misalnya, ada arsip tentang bidang kepegawaian, keuangan, pemasaran dan sebagainya.
Tetapi jika menggunakan desentralisasi, sitem subjek kurang cocok karena setiap unit kerja menangani sendiri arsip-arsipnya, sedangkan arsip-arsip yang menyangkut bidang unit kerjanya saja. Misalnya, bagian kepegawaian tentu saja arsip-arsip yang dikelolanya adalah yang menyangkut bidang kepegawaian saja.

3. Sistem tanggal
Sistem tanggal cocok digunakan apabila menyangkut masalah keuangan, karena pada umumnya pencatatan keuangan dilakukan berdasarkan transaksi yang terjadi setiap hari, setiap bulan, setiap tahun dan sebagainya. Sehingga bukti-bukti juga disusun secara berurutan berdasarkan tanggal. Contoh : bagian keuangan.

4. Sistem Wilayah
Sistem wilayah cocok digunakan apabila :
a. Suatu perusahaan mempunyai kantor cabang diberbagai daerah.
Contoh : perusahaan transportasi dan Bank.
b. Suatu perusahaan mempunyai bidang tugas yang berkaitan dengan luar negeri.
Contoh : perusahaan ekspor-impor.
c. Suatu perusahaan mempunyai daerah pemasaran yang cukup luas diseluruh saerah.
Contoh : kantor pos, jasa titipan kilat dan sebagainya.

5. Sistem Nomor
Sistem nomor cocok digunakan apabila suatu kantor yang penanganan surat-suratnya menggunakan nomor identitas sebagai suatu ciri atau tanda yang melekat pada suatu nama.
Contoh :
1) Rumah sakit : Nomor Identitas Pasien
2) Kantor Pos : Nomor Kode Pos
3) Bank : Nomor Rekening
4) Perguruan Tinggi : Nomor Induk Mahasiswa
5) PLN : Nomor Rekening Listrik
Namun demikian, banyak juga perusahaan atau kantor-kantor baik swasta maupun pemerintah yang menggabungkan sitem penyimpanan arsip yang satu dengan yang lain. Hal yang demikian tidak perlu menjadi masalah, asalkan dengan adanya penggabungan sistem tersebut dapat menbuat penyimpanan dan penemuan arsip kembali dilakukan lebih mudah dan lebih cepat.
Contoh:
Sistem subjek digabungkan dengan sistem abjad.
1. Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek terdiri dari nama orang.
2. Sitem subjek digabungkan dengan sistem tanggal.
3. Subjek utama dan sub subjek terdiri dari nama subjek, tetapi sub-sub subjek berdasarkan tanggal surat.
4. Sistem tanggal digabungkan dengan sistem abjad
Arsip mula-mula disusun berdasarkan tahun dan bulan. Arsip pada bulan tersebut kemudian disusun berdasarkan nama korespondensi.

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

• Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
• Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Tabel Kearsipan

• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
- See more at: http://www.g-excess.com/666/pengertian-kearsipan-dan-beberapa-peranan-penting-dari-kearsipan/#sthash.PqpE5cC4.dpuf

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

• Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
• Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Tabel Kearsipan

• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
- See more at: http://www.g-excess.com/666/pengertian-kearsipan-dan-beberapa-peranan-penting-dari-kearsipan/#sthash.PqpE5cC4.dpuf

(Pengertian Kearsipan dan beberapa peranan penting dari kearsipan) – Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.
Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:

• Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
• Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
• Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
• Dapat dijadikan bahan dokumentasi
• Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
• Sebagai alat pengingat
• Sebagai alat penyimpanan warkat
• Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
• Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
• Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.

Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai

Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:

• Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
• Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.

Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.

Tabel Kearsipan

• Sistem penyimpanan arsip yang sesuai

Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:

1. Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
2. Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
3. Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
4. Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
5. Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.

Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.

Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.
- See more at: http://www.g-excess.com/666/pengertian-kearsipan-dan-beberapa-peranan-penting-dari-kearsipan/#sthash.PqpE5cC4.dpuf