Rabu, 27 Februari 2013

Mengelola Pertemuan / Rapat

 

Pengertian rapat

A. Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi, perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
B. Tujuan diadakannya rapat :
  1. untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
  2. untuk menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan
  3. sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern
  4. agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi
  5. mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
  6. menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)
C. Jenis-jenis rapat
1. berdasarkan tujuan
a. rapat penjelasan
b. rapat pemecahan masalah
c. rapat perundingan
2. berdasarkan sifat
a. rapat formal
b. rapat informal
c. rapat terbuka
d. rapat tertutup
3. berdasarkan waktu
a. rapat mingguan
b. rapat bulanan
c. rapat semester
d. rapat tahunan
4. berdasarkan frekuensi
a. rapat rutin
b. rapat insidental
5. berdasarkan nama
a. rapat kerja
b. rapat dinas
c. musyawarah kerja
D. kriteria rapat :
a. membicarakan suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan \, instansi pemerintah, dll yang harus dirundingkan/didiskusikan secara musyawarah.
b. pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif
c. setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka)
d. adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.
E syarat-syarat rapat yang baik
1. persipan rapat
a. penentuan tujuan rapat dan acara rapat
b. penentuan waktu, tanggal, hari, tahun
c. penentuan tempat
d. akomodasi
e. konsumsi
f. media/peralatan
2. pelaksanaan rapat
a. suasana rapat berlangsung tebuka
b. para peserta rapat berperan aktif
c. adanya kendali dari ketua rapat
d. hindarka debat kusir
e. bahasa harus komunikatif
f. hindarkan monopoli ketika bicara
g. terdapat keputusan dan kesimpulan rapat
h. adanya notulen
i. acara rapat
j. media rapat
           k. waktu
HAL-HAL YANG HARUS DI PERHATIKAN DALAM PENYELENGGARAAN RAPAT FORMAL : 

A.                Membuat agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
B.                 Menentukan peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
C.                Membuat undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1.        

Menggunakan kop surat atau kepala surat.
2.         Mencantumkan nomor surat undangan serta tanggal pembuatan.
3.         Mencantumkan perihal undangan rapat.
4.         Mencantumkan nama-nama orang yang diundang rapat.
5.         Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6.         Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung jawab atas surat undangan tersebut.

Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga mengirimnya.

D.                Membuat daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.

E.                 Mempersiapkan bahan rapat
Bahan-bahan rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
a.                   Agenda rapat.
b.                  Notula/hasil rapat yang lalu (apabila rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).
c.                  

Bahan-bahan yang akan dibicarakan dalam rapat (makalah, laporan-laporan dan sebagainya).
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai. Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat dipelajari terlebih dahulu.

F.                 Mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan dalam rapat anatara lain sebagai berikut :
1.             While board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2.             Flip chart lengkap dengan spidolnya.
3.             LCD Projector atau OHP (Over Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4.             Sound system lengkap dengan mikroponnya.
5.             Map atau tas yang dipergunakan untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6.             Block note denagn bolpointnya.
7.             Name tag untuk peserta.
8.             Laptop atau computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.

G.                Mempersiapkan ruang rapat

Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu jumlah peserta yang akan hadir dalam rapat. Apabila jumlah peserta rapat sedikit dapat menggunakan ruang rapat yang sudah tersedia di kantor. Namun apabila jumlah peserta cukup banyak melebihi kapasitas ruang rapat di kantor, rapat dapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan. Bila rapat diselenggakan di hotel atau gedung pertemuan, sekretaris harus memeriksa kepastian tempat, peralatan, konsumsi dan akomodasi. Hal-hal yang harus dipersiapkan sehubungan dengan pengaturan ruang rapat adalah sebagai berikut : 
1.                  Cahaya penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan (lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2.                  Ventilasi udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi para peserta rapat berkurang.
3.                  Pengaturan tempat duduk
Pengaturan tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a.             Gaya klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :
b.             Gaya konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :
c.              Gaya huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
d.             Gaya workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop .

H.                Akomodasi/penginapan

Pada rapat yang dilakukan lebih dari satu hari, biasanya para peserta rapat akan menginap di suatu tempat. Untuk itu sekretaris harus mengatur pemilihan tempat yang cocok untuk pelaksanaan rapat tersebut mulai dari pemesanan tempat, pembagian kamar, hingga pengecekan terakhir akan kesiapan penginapan untuk peserta rapat.

I.                   Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor, tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan. Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.

J.                  Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
1.                       Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2.                       Disajikan selama rapat berlangsung.
3.                       Disajikan pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4.                       Disajikan secara kombinasi. Pada awal rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.

K.                Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan para peserta rapat.

Tidak ada komentar:

Poskan Komentar