Pengertian rapat
A.
Rapat adalah pertemuan atau. Kumpulan dalam suatu organisasi,
perusahaan, instansi pemerintah baik dalam situasi formal maupun
nonformal untuk membicarakan, merundingkan dan memutuskan suatu masalah
berdasarkan hasil kesepakatan bersama.
B. Tujuan diadakannya rapat :
- untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah
- untuk menyampaikan informasi, perintah atau pernyataan
- sebagai alat koordinasi antarintern atau antarekstern
- agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada masalah-masalah yang sedang terjadi
- mempersiapkan suatu acara atau kegiatan
- menampung semua permasalahan dari arus bawah (para peserta rapat)
C. Jenis-jenis rapat
1. berdasarkan tujuan
a. rapat penjelasan
b. rapat pemecahan masalah
c. rapat perundingan
2. berdasarkan sifat
a. rapat formal
b. rapat informal
c. rapat terbuka
d. rapat tertutup
3. berdasarkan waktu
a. rapat mingguan
b. rapat bulanan
c. rapat semester
d. rapat tahunan
4. berdasarkan frekuensi
a. rapat rutin
b. rapat insidental
5. berdasarkan nama
a. rapat kerja
b. rapat dinas
c. musyawarah kerja
D. kriteria rapat :
a. membicarakan
suatu masalah yang berkaitan dengan tujuan organisasi, perusahaan \,
instansi pemerintah, dll yang harus dirundingkan/didiskusikan secara
musyawarah.
b. pada saat rapat seluruh peserta harus berperan aktif
c. setiap pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka (tidak ada yang disembunyikan serta prasangka)
d. adanya unsur-unsur rapat seperti pemimpin, notulen, moderator, peserta rapat, masalah yang dibahas.
E syarat-syarat rapat yang baik
1. persipan rapat
a. penentuan tujuan rapat dan acara rapat
b. penentuan waktu, tanggal, hari, tahun
c. penentuan tempat
d. akomodasi
e. konsumsi
f. media/peralatan
2. pelaksanaan rapat
a. suasana rapat berlangsung tebuka
b. para peserta rapat berperan aktif
c. adanya kendali dari ketua rapat
d. hindarka debat kusir
e. bahasa harus komunikatif
f. hindarkan monopoli ketika bicara
g. terdapat keputusan dan kesimpulan rapat
h. adanya notulen
i. acara rapat
j. media rapat
k. waktuHAL-HAL YANG HARUS DI PERHATIKAN DALAM PENYELENGGARAAN RAPAT FORMAL :
A.
Membuat
agenda rapat dan susunan acara rapat
Agenda rapat adalah daftar yang berisi pokok-pokok
permasalahan yang akan dibicarakan dalam suatu rapat. Sedangkan susunan acara
rapat adalah rincian atau penjabaran lebih lanjut dari topik-topik dalam agenda
rapat. Sekretaris harus memastikan terlebih dahulu acara yang akan diadakan
atau dilaksanakan pada suatu rapat dengan mengkonsultasikannya terlebih dahulu
kepada pimpinan rapat. Acara tersebut harus disusun secara sistematis dengan
membuat pokok-pokok acara secara garis besar.
B.
Menentukan
peserta rapat
Dari agenda rapat yang telah dibuat ditentukan siap
saja peserta yang akan diundang. Setelah sekretaris menyusun daftar para
peserta rapat yang akan diundang, kemudian konsultasikan kembali dengan
pimpinan rapat, apakah ada penambahan atau pengurangan peserta rapat.
C.
Membuat
undangan rapat
Surat undangan merupakan surat pemberitahuan yang
sifatnya mengharapkan kehadiran seseorang untuk berpartisipasi dalam suatu
acara tertentu di tempat dan pada waktu tertentu. Undangan yang dibuat
hendaklah memenuhi beberapa syarat, yaitu sebagai berikut :
1.
2.
Mencantumkan nomor surat undangan serta
tanggal pembuatan.
3.
Mencantumkan perihal undangan rapat.
4.
Mencantumkan nama-nama orang yang
diundang rapat.
5.
Mencantumkan hari, tanggal, waktu dan
tempat rapat tersebut diselenggarakan.
6.
Ditandatangani oleh pejabat yang bertanggung
jawab atas surat undangan tersebut.
Waktu pengiriman undangan, hendaknya jangan terlalu
lama dari penyelenggaraan atau pelaksanaan rapat. Waktu yang terlalu lama akan
memungkinkan seseorang untuk lupa. Seorang sekretaris harus dapat memperkirakan
waktu pengiriman undangan agar para peserta rapat mempunyai cukup kesempatan
untuk mempersiapkan kehadirannya pada pertemuan atau rapat tersebut. Sekretris
harus juga memperhitungkan waktu untuk mencetak undangan, memprosesnya hingga
mengirimnya.
D.
Membuat
daftar hadir rapat
Ada dua macam daftar hadir, yaitu buku tamu dan
daftar hadir biasa (yang dibuat di atas selembar kertas). Daftar hadir
digunakan untuk mengetahui jumlah peserta yang datang pada suatu rapat, untuk
mengetahui jumlah sistem yang harus dipersiapkan seperti konsumsi, kursi dan
sebagainya, sebagai bahan penyusunan notula rapat dan sebagai dokumentasi.
E.
Mempersiapkan
bahan rapat
Bahan-bahan
rapat yang perlu dipersiapkan antar lain sebagai berikut :
a.
Agenda rapat.
b.
Notula/hasil rapat yang lalu (apabila
rapat tersebut merupakan kelanjutan dari rapat sebelumnya).
c.
Bahan-bahan tersebut disatukan dalam sebuah map dan
harus telah tersedia untuk masing-masing peserta pada waktu rapat dimulai.
Apabila bahan-bahan tersebut memerlukan pemikiran yang panjang, maka harus
telah dikirimkan bersama dengan pemberitahuan rapat/surat undangan, agar dapat
dipelajari terlebih dahulu.
F.
Mempersiapkan
peralatan dan perlengkapan rapat
Peralatan dan persiapan yang perlu dipersiapkan
dalam rapat anatara lain sebagai berikut :
1.
While
board lengkap dengan spidol dan penghapus.
2.
Flip
chart lengkap dengan spidolnya.
3.
LCD
Projector atau OHP (Over
Head Projector) lengkap dengan layarnya.
4.
Sound
system lengkap dengan mikroponnya.
5.
Map atau tas yang dipergunakan
untuk menempatkan bahan-bahan rapat.
6.
Block
note denagn bolpointnya.
7.
Name
tag untuk
peserta.
8.
Laptop
atau
computer.
Dalam mempersiapkan peralatan dan perlengkapan
rapat, sebaiknya dibuat dahulu daftar kebutuhan peralatan dan perlengkapannya
agar dapat dipastikan beberapa jumlah barang yang dibutuhkan.
G.
Mempersiapkan
ruang rapat
1.
Cahaya
penerangan
Bila ruangan tidak menggunakan penerangan buatan
(lampu) tetapi menggunakan penerangan cahaya sinar matahari, pengaturan tempat
duduk harus disesuaikan dengan arah datangnya sinar matahari tersebut.
2.
Ventilasi
udara
Usahakan agar udara di ruang rapat sejuk, karena
ruangan yang terlalu panas atau terlalu dingin akan mengakibatkan konsentrasi
para peserta rapat berkurang.
3.
Pengaturan
tempat duduk
Pengaturan
tempat duduk ditentukan dari jumlah peserta rapat dan luas ruang rapat. Ada
beberapa macam pengaturan tempat duduk di ruang rapat, yaitu sebagai berikut :
a.
Gaya
klasikal/kelas
Gaya klasikal/kelas cocok untuk jumlah peserta yang
banyak. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya klasikal/kelas :
b.
Gaya
konferensi
Gaya konferensi dimaksudkan agar semua peserta
merasa dihargai dan untuk menimbulkan semangat team work. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya konferensi :
c.
Gaya
huruf U
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya hurf U
cocok untuk rapat informal. Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya huruf U:
d.
Gaya
workshop
Pengaturan tempat duduk di ruang rapat gaya workshop cocok untuk diskusi kelompok.
Berikut ini pengaturan tempat duduk gaya workshop
.
H.
Akomodasi/penginapan
I.
Transportasi
Jika suatu rapat tidak dilaksanaan di dalam kantor,
tentunya transportasi para peserta rapat ke tempat rapat harus dipersiapkan.
Jika harus menyewa mobil atau bus, maka sekretaris harus menyiapkannya.
J.
Konsumsi
Konsumsi rapat berupa makanan ringan (snack) atau
makanan berat untuk para peserta rapat harus disiapkan agar para peseta rapat
nyaman dalam mengikuti kegiatan rapat. Jika pelaksanaan rapat lebih dari satu
hari, variasi makanan juga harus diperhatikan. Hal ini akan berdampak pada
motivasi peserta dalam mengikuti rapat. Konsumsi berupa makanan dan minuman
dapat disajikan dengan cara sebagai berikut :
1.
Disajikan sebelum peserta rapat dududk.
2.
Disajikan selama rapat berlangsung.
3.
Disajikan
pada waktu istirahat dengan cara mengambil sendiri.
4.
Disajikan secara kombinasi. Pada awal
rapat telah tersedia minuman dan saat istirahat para peserta rapat mengambil
sendiri makanan dan minuman di tempat yang telah tersedia.
K.
Kesehatan
Untuk kegiatan rapat yang pelaksanaannya lebih dari
satu hari, hendaknya disediakan unit kesehatan untuk menjaga kondisi kesehatan
para peserta rapat.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar